Drei Aufgaben, die keiner mehr von Hand machen sollte

Das brauchst du.

• Dein E-Mail-Postfach (Gmail oder Outlook)
• Ein Automatisierungs-Tool wie Make, n8n oder Zapier
• Einen Claude-Zugang mit API-Schlüssel (console.anthropic.com), abgerechnet wird pro Nutzung
• Deine Buchhaltung oder eine Tabelle, zum Beispiel Google Tabellen oder Excel
• Für Angebote: deine Preisliste und eine Angebotsvorlage

Rechnungen abtippen

Rechnungen, die per E-Mail kommen, werden ausgelesen und als Zeile in deiner Buchhaltung oder Tabelle abgelegt.

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   Auslöser

   Dein Tool prüft das Postfach auf neue E-Mails mit PDF-Anhang. Am besten nur in einem eigenen Ordner oder mit „Rechnung“ im Betreff.

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   Text auslesen

   Der PDF-Anhang wird in Text umgewandelt. Dafür gibt es in Make, n8n und Zapier fertige Bausteine.

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   Claude liest die Rechnung

   Der Text geht mit dem Auftrag unten an Claude. Zurück kommt eine saubere Datenzeile.

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   Ablegen

   Die Zeile landet in deiner Tabelle oder Buchhaltung, die PDF in einem Ordner.

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   Prüfen

   In den ersten Wochen schaust du jede Zeile kurz an. Erst wenn alles stimmt, läuft es ohne dich.

Du bist Buchhaltungsassistent für einen kleinen Betrieb. Du bekommst den Text einer Eingangsrechnung.

Lies daraus ab: Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag. Ordne eine Kategorie zu: Material, Energie, Werbung, Fahrzeug, Telefon, Software oder Sonstiges.

Antworte nur mit JSON in diesem Format:
{"datum": "TT.MM.JJJJ", "lieferant": "", "rechnungsnummer": "", "netto": 0.00, "ust": 0.00, "brutto": 0.00, "kategorie": ""}

Wenn ein Wert fehlt oder unklar ist, setze null. Erfinde nichts.

Rechnungstext:
[Text der Rechnung]

Anfragen beantworten

Neue Anfragen bekommen einen fertigen Antwortentwurf. Du liest ihn, passt ihn bei Bedarf an und klickst auf Senden.

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   Auslöser

   Eine neue Anfrage kommt rein, über dein Kontaktformular oder per E-Mail.

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   Claude schreibt den Entwurf

   Die Anfrage geht mit dem Auftrag unten an Claude. Trag dort einmal deine Angaben ein: Betrieb, Ton, freie Termine.

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   Als Entwurf ablegen

   Die Antwort landet als Entwurf in deinem Postfach, nicht als gesendete Mail.

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   Du sendest

   Du prüfst den Entwurf und klickst auf Senden. Claude verschickt nichts allein.

Du schreibst Antwortentwürfe für [Betrieb], einen [Branche]-Betrieb aus [Ort].

Ton: freundlich, kurz, per Sie.
Regeln:
1. Nenne keine Preise, außer sie stehen hier: [Preise oder „keine“].
2. Schlag für eine Besichtigung zwei Termine aus dieser Liste vor: [freie Termine].
3. Wenn eine wichtige Angabe fehlt, frag höchstens eine Sache nach.
4. Höchstens fünf Sätze. Unterschreibe mit [Name].

Anfrage:
[Text der Anfrage]

Angebote schreiben

Du sprichst nach dem Kundentermin eine Sprachnachricht ein. Daraus wird ein Angebotsentwurf mit Positionen aus deiner Preisliste.

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   Sprachnachricht

   Du nimmst die Nachricht nach dem Termin auf, zum Beispiel per Telegram oder als Audiodatei in einem Ordner.

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   In Text umwandeln

   Eine Spracherkennung wie Whisper macht daraus Text. Claude selbst nimmt keine Audiodateien entgegen.

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   Claude baut die Positionen

   Der Text geht mit deiner Preisliste und dem Auftrag unten an Claude.

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   PDF erstellen

   Die Positionen kommen in deine Angebotsvorlage, zum Beispiel in Google Docs oder dein Rechnungsprogramm.

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   Prüfen und senden

   Du schaust drüber und schickst das Angebot raus.

Du erstellst Angebotsentwürfe für [Betrieb]. Du bekommst die Abschrift einer Sprachnachricht vom Kundentermin und unsere Preisliste.

Erstelle daraus Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
Nimm Preise nur aus der Preisliste. Steht etwas nicht in der Preisliste, schreib bei der Position „Preis prüfen“ und setze den Preis auf null.

Antworte nur mit JSON:
{"kunde": "", "betreff": "", "positionen": [{"text": "", "menge": 0, "einheit": "", "einzelpreis": 0.00}], "hinweise": ""}

Preisliste:
[deine Preisliste]

Sprachnachricht:
[Abschrift]

Lass dir den Aufbau von Claude erklären.

Kopier diesen Text in Claude, ergänz deine Tools in den eckigen Klammern, und Claude führt dich Schritt für Schritt durch.

Ich möchte folgende Automatisierung bauen: Rechnungen aus meinem Postfach sollen ausgelesen und in meiner Tabelle abgelegt werden.

Ich nutze [Make / n8n / Zapier] und [Gmail / Outlook] und [Google Tabellen / Excel / mein Buchhaltungsprogramm]. Ich habe keine Programmierkenntnisse.

Erklär mir Schritt für Schritt, welche Bausteine ich in welcher Reihenfolge anlege, wie ich sie verbinde und wie ich das Ganze teste, bevor es live geht. Frag mich zuerst, was du noch wissen musst.

Darauf achten.

Keine Rechtsberatung. Im Zweifel lass deinen Ablauf von einer Fachperson prüfen.