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Bauplan zur Folge

Offene Rechnungen, die sich selbst melden

Ist eine Rechnung sieben Tage über dem Zahlungsziel, geht eine freundliche Erinnerung raus, mit Rechnungsnummer, Betrag und der Rechnung im Anhang. Wer bezahlt, fällt automatisch raus.

Viele Rechnungsprogramme können Zahlungserinnerungen schon selbst, schau dort zuerst nach. Dieser Bauplan ist für alle, deren Rechnungen in einer Tabelle stehen oder die eine persönlichere Nachricht wollen.

Das Video zur Folge

Das brauchst du.

So läuft der Ablauf.

Fünf Schritte in deinem Automatisierungs-Tool. Claude schreibt die Erinnerung, das Tool prüft, hängt an und verschickt.

  1. 1

    Jeden Morgen prüfen

    Das Tool läuft einmal am Tag und sucht Rechnungen, die offen sind und seit mehr als sieben Tagen über dem Zahlungsziel liegen.

  2. 2

    Bezahlte fallen raus

    Was als bezahlt markiert ist, wird übersprungen. Am einfachsten setzt dein Rechnungsprogramm den Status über die Bankanbindung, sonst trägst du Zahlungen in der Tabelle ein.

  3. 3

    Claude schreibt die Erinnerung

    Kunde, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit gehen mit dem Auftrag unten an Claude.

  4. 4

    Rechnung anhängen

    Das Tool holt die passende PDF aus dem Ordner und hängt sie an die Mail.

  5. 5

    Senden und vermerken

    Die Mail geht raus, in der Liste steht das Datum der Erinnerung. Pro Rechnung geht nur eine raus, was danach offen bleibt, landet bei dir.

Auftrag an Claude: Freundliche Zahlungserinnerung
Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung von [Betrieb] an [Kundenname].

Die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Sie hängt als PDF an.

Regeln:
1. Freundlich und sachlich, per Sie. Kein Vorwurf, keine Drohung, keine Gebühren.
2. Geh davon aus, dass die Rechnung einfach untergegangen ist.
3. Nenne Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit und bitte um Zahlung in den nächsten [7] Tagen.
4. Schreib dazu: Falls die Zahlung schon unterwegs ist, ist alles gut.
5. Höchstens fünf Sätze. Unterschreibe mit [Name].

Antworte nur mit JSON:
{"betreff": "", "text": ""}

Lass dir den Aufbau von Claude erklären.

Kopier diesen Text in Claude, ergänz deine Tools in den eckigen Klammern, und Claude führt dich Schritt für Schritt durch.

Bauhilfe für Claude
Ich möchte folgende Automatisierung bauen: Jeden Morgen sollen meine offenen Rechnungen geprüft werden. Ist eine Rechnung sieben Tage über dem Zahlungsziel und noch nicht bezahlt, bekommt der Kunde eine freundliche Erinnerung mit der Rechnung als PDF im Anhang. Pro Rechnung geht nur eine Erinnerung raus.

Ich nutze [Make / n8n / Zapier] und meine Rechnungen stehen in [Rechnungsprogramm / Google Tabellen / Excel], die PDFs liegen in [Google Drive / OneDrive], verschickt wird per [Gmail / Outlook]. Ich habe keine Programmierkenntnisse.

Erklär mir Schritt für Schritt, welche Bausteine ich in welcher Reihenfolge anlege, wie ich sie verbinde und wie ich das Ganze teste, bevor es live geht. Frag mich zuerst, was du noch wissen musst.

Darauf achten.

Erinnerung, keine Mahnung

Diese Nachricht ist eine freundliche Nachfrage. Für Mahnungen, Mahngebühren und Verzugszinsen gelten eigene Regeln. Darüber entscheidest du selbst, nicht der Ablauf.

Erst als Entwurf

Lass die Erinnerungen in den ersten Wochen als Entwurf ablegen und schick sie selbst. Eine Erinnerung an jemanden, der längst bezahlt hat, ist unangenehm.

Status aktuell halten

Der Ablauf ist nur so gut wie der Status in deiner Liste. Trägst du Zahlungen von Hand ein, mach das, bevor der Ablauf morgens läuft.

Datenschutz

In den Abläufen stecken personenbezogene Daten. Schließ mit deinem Automatisierungs-Tool und mit Anthropic einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und prüfe, wo die Daten verarbeitet werden.

Keine Rechtsberatung. Im Zweifel lass deinen Ablauf von einer Fachperson prüfen.

Keine Zeit, das selbst zu bauen?

Ich richte es dir ein und betreue es danach. Das erste Gespräch ist kostenlos.

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Lieber selbst lernen?

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